segunda-feira, 18 de maio de 2009
terça-feira, 5 de maio de 2009
Funções do Protocolo no Rotary
Protocolo em Rotary |
Umas das funções mais importantes e trabalhosas de um clube rotário é a do Diretor de Protocolo, que corresponde a de Chefe do Cerimonial. Muitos a julgam uma função superficial o que não é verdadeiro. A função do Diretor de Protocolo é contribuir para que a reunião do clube se destaque por sua ordem e eficácia de forma a transmitir uma boa impressão aos visitantes e convidados. O companheiro deve estar sempre atento para evitar ocorrências que possam prejudicar a dignidade e o prestigio associados aos Rotary Clubs. Não precisa ser um orador. Sua missão não é fazer discursos, devendo ser simpático, discreto e sóbrio. Não deve se considerar uma “vedete” ou “animador de festinha”. Deve ser atencioso, objetivo e alegre, sem exageros. Especificamente sua função é cuidar do aspecto prático e das facilidades físicas de cada reunião, bem como orientar discretamente seu desenrolar. Da sua eficiência dependem a ordem e o sucesso da reunião. Compete ao Diretor de Protocolo: Cumpre missão importante e deve: A Mesa da Presidência deve ser composta, sempre com número ímpar. Não deve ficar lugar vago. Evitar a expressão “ex-Governador”, mencionando o nome do clube a que pertence, o ano de sua Governadoria e o número do Distrito quando não for do próprio. No caso de vários Presidentes, o do clube padrinho ou do clube mais antigo representará os demais. Nas reuniões ordinárias a sugestão é para Mesa com 05 lugares. Ao centro o Presidente, tendo a sua esquerda o Secretário e o Tesoureiro. À direita, o orador, o convidado especial ou autoridade, em seguida o Diretor de Protocolo. Se estiver presente o Governador do Distrito, este ocupará o lugar nº 01, à direita do Presidente. Veja aqui a Ordem Protocolar (conforme deliberação do Conselho Diretor de RI) e exemplos de formação de mesa. Se necessário, o Diretor de Protocolo cederá o seu lugar a outro convidado, localizando–se próximo a tribuna, de frente para a Mesa Diretora e ficando atento para qualquer solicitação do Presidente. Não é correto chamar os componentes da Mesa pelo microfone designando-lhes o lugar e depois, iniciada a reunião, fazer a apresentação da Mesa. Utilize cartões com os números dos lugares em duas vias, uma das quais será entregue ao convidado. Os números dos lugares visa, tão somente, facilitar a formação da Mesa ( o lugar do Presidente não recebe número ). Apresentado o Presidente é suficiente dizer, a sua direita..., ao seu lado..., na seqüência..., ao lado de. A sua esquerda..., idem, idem. Evitar dizer,- no lugar nº 1- lugar nº 2- etc, etc. Quando uma autoridade não comparecer, o representante não ocupará o seu lugar, mas sim, o lugar correspondente ao seu próprio cargo ou após a última autoridade presente á Mesa. Atenção para os pronomes de tratamento a serem utilizados para autoridades, convidados especiais e visitantes. Únicas exceções são os representantes oficiais do Presidente da República e do Presidente do Rotary International. O Presidente poderá oferecer o seu lugar somente ao Presidente da República. Cuidado para não esquecer num canto da mesa um convidado especial. Não ponha à Mesa, duas senhoras, lado a lado. Não consinta que uma senhora ocupe o último lugar, à ponta da Mesa. Não usar as expressões “Mesa principal”, “Mesa presidencial” ou “Mesa do Presidente”, mas sim, “Mesa da Presidência” ou “Mesa Diretora dos trabalhos”. Uma vez apresentada a Mesa que presidirá os trabalhos e existindo outras autoridades ou convidados especiais no plenário, estes serão destacados pelo Diretor de Protocolo, porém não “serão considerados como fazendo parte da Mesa”. Não deve repetir nomes e cargos de convidados ( e seus cônjuges), se os mesmos já foram chamados nominalmente para compor a Mesa. Não deve voltar a tribuna para anunciar a chegada de convidados, visitantes ou companheiros retardatários, salvo se for uma autoridade ou, em casos especiais determinados pela Presidência. Recepcione – os e encaminhe – os aos seus lugares. Não é pertinente à sua função, apresentar oradores, adiantar assuntos e comemorações de datas ou eventos programados. Coordenar o trabalho da cozinha e dos garçons para evitar barulho desnecessário quando alguém estiver fazendo uso da palavra.(Alguns clubes adotam a sistemática de realizar primeiro a reunião para depois servir a refeição). Ao terminar a apresentação, pedir ao plenário uma salva de palmas para a Mesa. Não oferecer ou devolver a palavra ao Presidente, pois esta prerrogativa é somente do companheiro que preside a reunião. Sempre que declinar o número de um distrito, deve pronunciá-lo por extenso, exemplo: Distrito Quatro mil trezentos e dez, e não – quarenta – e - três- dez -, ou ainda, quatro-três-um-zero, como é comum acontecer. Também o ano rotário deve ser mencionado por extenso: Um mil novecentos e noventa e um, noventa e dois, não apenas noventa e um – noventa e dois. A grafia correta é do exemplo seguinte: Distrito 4310 e ano rotário 1992-93. Aguardar os visitantes e, terminada a reunião, acompanhá – los até a saída. Nomear comissões de recepção (casais) por ocasião das reuniões festivas. Fazer roteiro passo a passo, em várias vias, destinando cópias ao Presidente, Secretário, responsável pelo bufê, etc, para facilitar o andamento da reunião. Bandeira Nacional Quando houver homenagem a convidados, bolsistas, intercambiados, etc... ou datas de outros Países a comemorar, conceder-se - à precedência ao Pavilhão do País homenageado. Organização da Panóplia Finalizando... Aprenderá muitas coisas sobre o funcionamento do clube que talvez não sabia antes. A experiência será muito valiosa para você quando passar a ocupar outros cargos no clube. Boa Sorte! Paulo Hackmann (51)9982 4040 www.paulohackmann.zip.net Texto de autoria de Antonio Reginaldo Geiss (RC de Indaiatuba) baseado na bibliografia acima, com alterações e atualizações introduzidas por diversos outros companheiros. |